为了规范项目管理流程，确保项目文件资料的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率和质量，特制定本项目文件资料管理制度。本制度适用于公司所有涉及项目的部门及人员，旨在通过科学化、系统化的管理方式，为项目的顺利开展提供有力支持。

一、文件资料分类与归档

1. 分类标准

根据项目性质和内容的不同，将文件资料分为以下几类：

- 技术文档：包括设计方案、施工图纸、技术规范等。

- 合同文件：涵盖项目合同、采购协议、分包合同等。

- 财务记录：如预算报告、结算单据、发票凭证等。

- 沟通记录：会议纪要、往来邮件、电话录音等。

- 其他辅助材料：如项目进度表、风险评估报告等。

2. 归档要求

文件资料需按照时间顺序或重要程度进行编号，并及时存入指定的档案柜中。同时，每份文件应标注清晰的标题、日期以及负责人信息，便于后续查阅。

二、文件资料的使用与借阅

1. 权限管理

所有文件资料均需设置访问权限，未经授权不得随意查看或下载。敏感信息（如商业机密）必须严格保密，任何泄露行为将追究法律责任。

2. 借阅流程

员工若需借用相关文件，须填写《文件借阅申请表》，经主管领导审批后方可领取。归还时需检查文件是否完好无损，并签字确认。

三、电子文档管理

1. 存储介质

推荐使用加密硬盘或云存储平台保存电子版文件，确保数据安全不受外界干扰。

2. 备份机制

定期对关键文件进行备份操作，防止因硬件故障或意外事故导致数据丢失。

四、监督检查

由专人负责定期巡查各部门执行情况，发现问题立即整改；同时接受上级主管部门的不定期抽查，以保证制度落实到位。

以上便是关于项目文件资料管理制度的具体规定，请各位同事认真遵守并积极践行，共同营造一个高效有序的工作环境！

通过上述措施，我们能够有效提升项目管理水平，降低运营成本，增强企业竞争力。希望全体员工能够充分认识到这项工作的重要性，齐心协力推动公司持续健康发展。