为了确保公司技术文件和资料的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，规范技术文件资料的管理流程，特制定本制度。本制度适用于公司内部所有涉及技术文件和资料的部门及个人。

一、文件分类与归档

1. 技术文件分为设计文件、工艺文件、标准文件、测试文件、质量文件等类别。

2. 文件归档时应按照类别进行分类存放，并标注清晰的标识，便于查找和管理。

3. 每份文件都需有唯一的编号，以便于跟踪和管理。

二、文件的创建与审批

1. 新建的技术文件必须经过严格的设计评审和技术验证，确保其准确性和可行性。

2. 文件在创建完成后需要经过相关负责人审核批准后方可正式发布使用。

3. 对于重要的技术文件，还需经过更高层级的领导或专家团队的最终审批。

三、文件的分发与存档

1. 文件分发应采用安全可靠的电子系统，确保信息传递的及时性和准确性。

2. 分发过程中要记录详细的分发日志，包括接收人姓名、时间、用途等信息。

3. 文件存档时应保持原始状态，不得随意修改，同时定期备份以防丢失。

四、文件的使用与更新

1. 使用人员在查阅或借用文件时需遵守相关规定，不得擅自复制或外传。

2. 当发现文件存在错误或者过时情况时，应及时上报并启动修订程序。

3. 文件修订后需重新审批并替换旧版本，确保最新版本被正确应用。

五、保密措施

1. 所有技术文件均属于公司机密范畴，未经授权任何人不得泄露给外部单位或个人。

2. 涉密文件必须采取加密存储方式，并限制访问权限。

3. 定期组织员工学习保密知识，增强大家的责任意识。

六、监督检查

1. 公司将不定期对各部门执行本制度的情况进行检查评估。

2. 对违反规定的单位和个人将视情节轻重给予相应处罚。

3. 鼓励提出合理化建议以不断完善本制度。

通过严格执行以上各项规定，我们相信能够有效提升公司的技术管理水平，促进技术创新与发展。希望全体员工能够积极配合，共同营造良好的工作环境。