尊敬的各位项目经理及相关部门负责人：

为进一步规范公司内部管理流程，提高工作效率，并确保各项工程项目的顺利推进，现针对分包结算及合同签署工作提出以下要求，请各项目部高度重视并积极配合落实相关任务。

一、分包结算工作

自项目启动以来，部分项目部尚未及时完成分包单位的结算工作。为避免因结算滞后而影响后续资金流转及财务报表编制，请各项目部务必在规定时间内整理好所有相关资料，包括但不限于劳务费用清单、材料采购明细以及施工进度记录等。同时，需与分包方核对无误后提交至财务部门进行审核确认。对于存在争议的部分，应尽快通过友好协商或法律途径予以解决，确保结算工作的公平性和准确性。

二、补充合同签署

根据公司最新修订的管理制度，凡涉及金额超过一定限额的新增业务均需签订正式书面合同。目前发现有个别项目部存在未按此规定操作的情况，这不仅违反了公司规章制度，还可能带来潜在法律风险。因此，各项目部必须立即组织人员梳理当前正在进行中的合作事项，对于符合条件但尚未签署补充协议的情形，应迅速安排专人负责洽谈并起草文本，经法务部门审查后正式签署生效。

三、时间节点与责任分工

本次专项整改行动将于本月末截止，请各项目部制定详细的工作计划表，明确责任人和完成时限。如遇特殊情况无法如期完成，须提前向总部报备说明原因。此外，企管部将不定期抽查进展情况，并对未能按时履约的单位予以通报批评；情节严重者还将追究相关人员的责任。

希望全体同仁能够充分认识到此次通知的重要性，以高度的责任感和紧迫感投入到工作中去。相信通过大家的共同努力，我们一定能有效提升管理水平，为公司创造更大的价值！

特此通知。

XX公司企管部

2023年XX月XX日